Escalatieladder vertrouwenspersoon bij integriteitskwesties

De vertrouwenspersoon werkt bij integriteitsmeldingen met een zogenaamde “escalatieladder”. Dit is een overzicht van keuzemogelijkheden die je als vertrouwenspersoon hebt wanneer je een melder helpt met het maken van een mogelijke actie met betrekking tot de integriteitsmelding. Dat begint vaak al met de keuze van het wel of niet melden. Of hoe je de melding doorzet en welke ondersteuning de melder wenst. Dat laatste is ook weer afhankelijk van de context en datgeen wat de organisatie kan bieden.

De escalatieladder is een soort keuzehulp voor de vertrouwenspersoon en de melder.  De voordelen en nadelen zijn niet in elke situatie ‘waar’ en hebben in elke situatie een ander gewicht. De escalatieladder kan gebruikt worden als hulpmiddel om met de melder te wegen wat de beste keuze is in zijn/haar situatie. De melder kan vaak zelf aangeven wat voor hem de beste keuze is. Bij strafbare feiten is er in principe de verplichting tot melden.

De melding kan hoog of laag op de ladder staan. Indien het een informele interne melding betreft waarbij weinig mensen zijn betrokken staat deze laag op de ladder. Indien het extern en formeel is en er zijn heel veel mensen bij betrokken, staat de melding hoog op de ladder. Bijvoorbeeld wanneer de melder naar de pers gaat.

1. De melder geeft aan dat hij er niets mee wil doen.

Voordeel:  geen onderzoek, geen conflict, geen risico voor melder, melder houdt regie en kan zijn verhaal kwijt.

Nadeel: Geen onderzoek, geen maatregel/oplossing, misstand kan  doorgaan, het stopt niet, mogelijke schade voor de organisatie. Wat als het later toch uitkomt. Kan de melder dan verweten worden dat hij het niet gemeld heeft?

2. Verplicht melden of niet?

Wanneer het een abtsmisdrijf betreft bij de overheid of een ander ernstig misdrijf (zoals verkrachting misdrijven tegen het leven gericht) geldt een aangifteplicht. Bij diefstal of fraude geldt er geen aangifteplicht. Wel is er een bevoegdheid om aangifte te doen. B ij deze misdrijven kan de vertrouwenspersoon wel in gewetensnood komen. De vertrouwenspersoon maakt in dat geval een eigen afweging. Het is daarom van belang dat de vertrouwenspersoon een discretionaire bevoegdheid heeft om naar eigen inzicht een besluit te nemen. Het doorbreken van de vertrouwelijkheid moet recht doen aan hem zelf, de melder, de vertrouwelijkheid en andere belanghebbenden en de
organisatie. Wanneer de vertrouwenspersoon in een moreel dilemma zit kan deze advies inwinnen bij de afdeling Advies van het Huis voor Klokkenluiders.

Als vertrouwenspersoon dien je niet alleen het belang van de melder maar tevens het belang van de organisatie. Zeker waanneer ook het maatschappelijk belang in het geding is dien je als vertrouwenspersoon de melder te bewegen de melding door te zetten naar de organisatie. Belangrijk is wel dat het tempo van de melder gevolgd wordt.

De melder kan vervolgens de last van zijn schouder vegen en een organisatie kan leren van misstanden.

3. Vertrouwelijk melden

De melder kan er voor kiezen de melding vertrouwelijk in de organisatie door te zetten. Zijn naam is in dat geval alleen bekend bij de vertrouwenspersoon. Dit is niet hetzelfde als anoniem melden want dan weet niemand wie de melder is. De vertrouwenspersoon kijkt met de melder of er een redelijk vermoeden is van een misstand of dreiging daarvan. Vervolgens word de melding samen op schrift gezet en doorgezet naar de organisatie. De vertrouwenspersoon kan vervolgens als brugfunctie fungeren tussen de melder en de onderzoekcommissie.

Het is van belang dat je de waarde van het vertrouwelijk melden bespreekt. Is de melding te herleiden naar de melder? Wie zijn er op de hoogte? Wanneer de melding makkelijk is te herleiden heeft vertrouwelijk melden niet zo veel zin. Bij een vertrouwelijke melding is de melder moeilijker te bescheren.

4. Overplaatsing of weggaan 

Voordeel: de melder kan de situatie achter zich laten (nieuwe start elders), geen risico’s op sancties voor de melder, melder houdt de regie en kan zijn verhaal kwijt, meer ruimte voor de vertrouwenspersoon om er iets mee te doen.

Nadeel: voelt onrechtvaardig, risico minder of geen inkomen voor de melder, kans op herhaling in de organisatie, kans op roddels.

5. Gesprek tussen de melder en de vermeende “dader”

Wanneer de organisatie een aanspreekcultuur nastreeft ligt er ook de mogelijkheid voor de melder om de “dader” aan te spreken. Dat kan met hulp van de vertrouwenspersoon.

Voordeel: eigen initiatief en daadkracht melder, het wordt niet meteen groot, regie ligt bij melder, je hoort de andere kant van het verhaal, korte/snelle weg.

Nadeel: kans op machtsongelijkheid, mogelijke weerstand, wanneer het mislukt gaat de misstand mogelijk door, confronterend, verslechtering werkrelatie, kans op verduistering bewijsmateriaal. Wanneer melder geen gebruik maakt van de officiële meldregeling, dan is het voor
het Huis voor Klokkenluiders veel lastiger bescherming te bieden.

6. Gesprek tussen melder en “dader” en de vertrouwenspersoon

Voordeel: melder voelt zich gesteund, verhaal van de andere kant horen (wellicht valt het mee en is er niets aan de hand), kans voor dader om gedrag aan te passen, regie ligt bij melder, gesprek kan nabesproken worden.

Nadeel: kan uit de hand lopen, vermeende misstand is te zwaar, een valkuil is dat de vertrouwenspersoon in de rol schiet van bemiddelaar of leidinggevende en het gaat oplossen, de vertrouwenspersoon wordt als verlengstuk van de melder gezien, wanneer er geen officiële melding van wordt gemaakt is de melder moeilijker te beschermen.

7. Doorverwijzen

De melder kan worden doorverwezen naar een vakbond, de ondernemersraad, bedrijfsarts, therapeut, geestelijke, HR-afdeling of een jurist.

Voordeel: de juiste specialist wordt ingezet wanneer het niet gaat om een integriteitschending maar bijvoorbeeld een arbeidsconflict, de melder houdt regie.

Nadeel: de melder raakt mogelijk het contact met de vertrouwenspersoon kwijt.

8. Advies inwinnen bij huis voor klokkenluiders

Voordeel: second opinion en reflectie vertrouwenspersoon.

Nadeel: kost tijd (wachten op advies).

9. Melden bij integriteitscoördinator of meldpunt integriteit (indien aanwezig in de organisatie)

Voordeel: de melding wordt gedaan, er wordt onderzocht of de melding doorgezet kan worden.

Nadeel: regie kwijt wanneer de melding wordt doorgezet.

10. Mediaton

Er vindt informele bemiddeling plaats door een derde. Dat kan een collega, een mediator of iemand anders zijn. Dit kan alleen als beide partijen hiermee instemmen.

Voordeel: er wordt door een objectief iemand bemiddeld, er is een machtsevenwicht, beide partijen kunnen hun verhaal vertellen, het blijft (nog) klein en informeel, afspraken kunnen door beiden ondertekend worden, het kan leiden tot een positieve gedragsverandering en discussie over gedrag binnen de organisatie.

Nadeel: alleen in te etten wanneer de “dader” meewerkt, confrontatie kan negatief uitwerken wanneer de “dader” hier niet van gediend is, risico op geen oplossing (blijvend verschil van inzicht), risico op verwijderen bewijsmateriaal, geen melding is geen bescherming van de melder, een professionele mediator kost geld en hier moet een leidinggevende toestemming voor geven. Het is zinvol de vertrouwenspersoon autonoom te laten beslissen over het inhuren van een mediator. Een ander nadeel is dat inzet van mediaton vaak veel tijd kost doordat er meerdere gesprekken nodig zijn.

11. Melder in contact brengen met andere melders

Dit kan alleen als de melders dat beiden of allemaal willen.

Voordeel: melder krijgt steun van andere melders.

Nadeel: kans op roddelen door melders, hetze tegen vermeende dader, vertrouwelijkheid wordt doorbroken.

12. Direct melden bij intern meldpunt indien het beleid dit toelaat 

Voordeel: er is direct vast te stellen of er daadwerkelijk sprake is van een missstand. Als dat het geval is kan er direct onderzoek naar gedaan worden.

Nadeel: kwetsbaarheid melder bij onderzoek melding.

13. Melden bij direct leidinggevende 

De leidinggevende kan verschillende keuzes maken:

• niets doen
• Leidinggevende gaat in gesprek met de vermeende dader
• Leidinggevende doet of laat onderzoek doen
• De leidinggevende schuift de melding door naar zijn leidinggevende
• Leidinggevende doet aangifte.

De leidinggevende kan met de betrokken partijen in gesprek gaan.

Voordelen: als het om meldingen gaat die laag op de ladder staat maak je het niet onnodig groot, bewustzijn neemt toe, soms gaat het morele dilemma’s, de leidinggevende kan zijn gezag laten gelden.

Nadeel: risico dat de emoties te hoog oplopen, betrekken van de leidinggevende kan het voor de vermeende dader zwaar maken,. melder wordt mogelijk gezien als verrader of zeurpiet, de regie wordt overgedragen aan de leidinggevende want die heeft een eigen verantwoordelijkheid, wanneer er geen officiële melding is, is er geen bescherming van de melder mogelijk.

De leidinggevende kan een groepsgesprek arrangeren. Bijvoorbeeld als de hele groep het niet zo nauw neemt met de regels en afspraken.

Voordeel: verantwoordelijkheid ligt bij meerdere personen, meer zicht op de groep en het gedrag.

Nadeel: meer mensen zijn op de hoogte, er wordt mogelijk sociaal wenselijk gereageerd, risico op escalatie.

14. Melden bij de interne ombudsman/vrouw

Indien aanwezig. Het hangt af van de taakomschrijving wat de interne ombudsman kan betekenen voor de melder. Soms heeft hij zowel een onderzoekende taak als een bemiddelende rol. Het hangt ook af van het gezag van de ombudsman.

Voordeel: het blijft intern, het kan worden aangepakt

Nadeel: ombudsman dient ook belang van de organisatie.

15. Ondernemingsraad informeren

Voordeel: het wordt aangepakt, ook als de leidinggevende mogelijk niets zou doen.

Nadeel: meer voor algemeen belang en niet voor melder.

16. Onderzoek door leidinggevende

Voordeel: leidinggevende is op de hoogte, alleen in te zetten als de melder vertrouwen heeft in zijn leidinggevende.

Nadeel: regie wordt uit handen gegeven, risico dat de melder gezien wordt als verklikker.

17. Melden bij hoogste management/directie

De directie kan de volgende keuzes maken:

• Niets doen
• In gesprek gaan met de vermeende dader
• Onderzoek (laten) doen
• Aangifte doen.

Voordeel: directie kan onderzoek instellen.

Nadeel: regie kwijt. Mogelijk kwetsbare positie melder.

18. Doorverwijzen naar jurist

Voordeel: juridische ondersteuning en goede ondersteuning voor melder en vertrouwenspersoon.

Nadeel: extra gesprekspartner, kost tijd.

19. Onderzoek door eigen externe inspectie/toezichthouder

Voordeel: onafhankelijk onderzoek door experts.

Nadeel: belang van melder mogelijk ondergewaardeerd.

20. Onderzoek ‘Huis voor klokkenluiders’

Voordeel: onafhankelijk.

Nadeel: mogelijk belang melder ondergewaardeerd. Je dient eerst aan te kloppen bij eigen toezichthouder.

21. Inzet fluistertelefoon 

Voordeel: melder blijft anoniem.

Nadeel: geen wederhoor, risico op achterhalen identiteit van de melder, kans op misbruik door melder.

22. Meld misdaad anoniem 

Voordeel: anonimiteit melder gewaarborgd.

Nadeel: vaak lastig te onderzoeken en te bewijzen, onderzoek wordt minder snel gestart.

23. Anoniem melden met briefje onder de deur 

Nadeel: geen wederhoor, anonimiteit niet altijd gewaarborgd, bedreigend voor de vermeende dader.

24. Aangifte doen bij de politie

Het is belangrijk dat de melder achter zijn keuze staat.
De vertrouwenspersoon kan de melder eventueel vergezellen.

Aandachtspunten: wel of niet doen? Wat gebeurt er met de verdachte, kan de melder (het slachtoffer) schadevergoeding krijgen, kan de aangever beschermd worden?

25. Melding doen bij de Nationale ombudsman

Wanneer het om een misstand gaat binnen de publieke sector kan de melder dit ook melden bij de Nationale ombudsman.

Voordeel: extern en onafhankelijk, veel expertise aanwezig.

Nadeel: alleen als het beleid dit toestaat.

Nadeel: geen anonimiteit melder, mogelijk kans op escalatie.

Ambtenaren en andere medewerkers mogen pas met de media contact opnemen wanneer zij alle interne mogelijkheden hebben benut. De Klokkenluidersregeling is altijd van toepassing. Meer informatie over dit onderwerp is te lezen op de website van de Spoor 2 reintegratie specialist.