Zo houd je de werkdruk binnen een groeiend bedrijf beheersbaar

Als een bedrijf groeit, neemt vaak ook de hoeveelheid werk toe. Er komen meer opdrachten binnen, de administratie wordt uitgebreider en binnen het team moeten meer zaken worden afgestemd.  Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang de hoeveelheid werk en de beschikbare capaciteit met elkaar in balans blijven. Juist tijdens een periode van groei is het daarom verstandig om af en toe te kijken of de manier van werken nog bij de organisatie past.

Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is

In een klein team is vaak vanzelf duidelijk wie een bepaalde taak oppakt. Naarmate het bedrijf groeit, werkt dat minder goed. Taken kunnen blijven liggen of juist door meerdere mensen tegelijk worden uitgevoerd. Een duidelijke taakverdeling helpt om dit te voorkomen. Je hoeft hierbij echt niet iedere taak of verantwoordelijkheid vast te leggen, maar medewerkers moeten wel weten bij wie bepaalde werkzaamheden horen en wanneer er onderling moet worden afgestemd. Kijk daarbij ook naar nieuwe taken die door de groei zijn ontstaan. Werkzaamheden die vroeger maar af en toe voorkwamen, kunnen nu een veel groter deel van het takenpakket vormen. 

Stel samen prioriteiten

Als het druk is, lijkt al snel alles belangrijk. Toch kunnen meestal niet alle werkzaamheden tegelijkertijd worden uitgevoerd. Het helpt daarom om regelmatig te bepalen welke taken als eerste aandacht nodig hebben. Verstandig is om medewerkers hierbij te betrekken. Zij weten vaak goed welke werkzaamheden veel tijd kosten en waar vertraging ontstaat. Bovendien komen knelpunten zo eerder aan het licht. Soms blijkt bijvoorbeeld dat een relatief eenvoudige administratieve taak iedere week opvallend veel tijd inneemt.

Kijk kritisch naar processen

Meer medewerkers aannemen is niet de enige manier om werkdruk te verminderen. Soms kan een andere werkwijze al verschil maken. Misschien worden gegevens meerdere keren ingevoerd of zijn er onnodig veel overlegmomenten. Ook kan AI of een bepaalde software wellicht om bepaalde repetitieve taken efficiënter af te ronden. Vraag medewerkers daarom ook welke werkzaamheden volgens hen slimmer georganiseerd kunnen worden. Zij werken dagelijks met de processen en zien vaak als eerste waar onnodig tijd verloren gaat.

Neem signalen van hoge werkdruk serieus

Langdurig een hoge werkdruk ervaren kan gevolgen hebben voor medewerkers. Het is daarom verstandig om regelmatig te bespreken hoe het werk wordt ervaren en of de hoeveelheid taken nog haalbaar is. Ook vanuit financieel oogpunt is aandacht voor verzuim relevant. Wanneer een medewerker langere tijd uitvalt, krijgt een werkgever met verschillende kosten en verplichtingen te maken. Meer hierover lees je in waarom ziekteverzuim een flinke kostenpost kan zijn voor werkgevers.

Kijk op tijd naar extra capaciteit

Een tijdelijke drukke periode hoeft niet direct een reden te zijn om iemand aan te nemen. Blijft de hoeveelheid werk langere tijd toenemen? Dan is het wel verstandig om te bekijken of het huidige team voldoende capaciteit heeft. Extra ondersteuning kan bijvoorbeeld in de vorm van een nieuwe medewerker, tijdelijke ondersteuning of het uitbesteden van bepaalde werkzaamheden.