Welke administratie moet je bewaren en hoe lang?

Gisteren belde er weer een ondernemer die compleet in paniek was. “Help! Ik heb per ongeluk een doos met oude administratie weggegooid en nu belt de Belastingdienst!” Zo’n telefoontje krijg ik helaas vaker dan me lief is.

Het probleem? Niemand heeft ze ooit uitgelegd wat ze precies moeten bewaren. En eerlijk? De overheid maakt het ook niet makkelijk met al die verschillende termijnen. Facturen zeven jaar, jaarrekeningen tien jaar, personeelsdossiers weer anders. Wie houdt dat bij?

Daarom dit blog. Geen ingewikkelde juridische taal, gewoon helder Nederlands. Want ik zie te vaak dat ondernemers problemen krijgen omdat ze dit niet wisten.

Die berg facturen en bonnetjes

Oké, je hebt dus stapels facturen. Inkomend, uitgaand, kassabonnen, bankafschriften – het houdt niet op. Al die rotzooi moet je zeven jaar bewaren. Maar wanneer begint die zeven jaar dan? Vanaf het einde van het jaar waarin het document dateert. Dus een factuur van januari 2024 mag pas weg na 31 december 2031. Niet eerder.

Klinkt logisch, maar hier gaat het vaak mis: mensen vergeten dat ook correcties meetellen. Pas je in 2025 iets aan van 2023? Dan begint de termijn voor die wijziging opnieuw vanaf 2025. Irritant, maar zo werkt het.

Mijn tip? Gooi alles van één jaar in een doos. Schrijf er groot “WEG NA 2031” op. Simpel toch?

En die digitale facturen dan? Ja, die tellen ook mee. Maar zorg wel dat je ze kunt blijven lezen. Niks ergers dan een bestand dat na vijf jaar niet meer opengaat.

Jaarrekeningen zijn heilig

Als er één ding is dat je nooit, maar dan ook nooit te vroeg mag weggooien, dan is het je jaarrekening. Die bewaar je tien jaar. Punt uit. Niet alleen de definitieve versie trouwens. Ook alle concepten, berekeningen en rommel die je accountant heeft gemaakt. Alles wat maar enigszins met je jaarrekening te maken heeft.

Waarom zo lang? Omdat de Belastingdienst soms nog jaren later komt kijken. Normaal kunnen ze vijf jaar terug, maar als ze denken dat je hebt gesjoemeld… dan kunnen ze opeens veel verder terug. Vorig jaar had ik een klant waarbij ze acht jaar terug gingen kijken. Gelukkig had hij alles nog. Scheelde hem duizenden euro’s aan boetes.

Ook je btw-aangiftes, loonheffingenaangiftes, noem maar op – alles wat met belastingen te maken heeft: tien jaar bewaren.

Personeelsspul is een jungle

Werknemers? Dan wordt het pas echt ingewikkeld. Want voor elk soort document gelden andere regels. Arbeidscontracten, loonstroken, verlofregistratie – dat bewaar je vijf jaar nadat iemand weg is. Klinkt redelijk.

Maar dan krijg je dit soort rare uitzonderingen: heeft iemand gewerkt met gevaarlijke stoffen? Dan moet je die gegevens dertig jaar bewaren. Dertig jaar! Wie bedenkt zoiets?

En pensioenspul kan nog gekker zijn. Soms wel vijftig jaar. Ik heb letterlijk klanten die nog papieren van hun opa bewaren omdat die ooit voor het bedrijf werkte.

Eerlijk? Hier ga je als ondernemer niet zelf uitkomen. Schakel een goed personeelsadministratiesysteem in dat bijhoudt wat wanneer weg mag. Dat bespaart je later veel gedoe.

Digitaal opslaan: handig maar lastig

Tegenwoordig wil iedereen natuurlijk digitaal werken. Scheelt ruimte en je vindt alles sneller terug. Kan ik inkomen. Maar er zitten addertjes onder het gras. Die bestanden moeten leesbaar blijven voor de hele bewaartermijn. Probeer maar eens een Word-bestand uit 2005 te openen… We adviseren daarom altijd PDF-bestanden. Die gaan lang mee. En maak regelmatig back-ups, want als je server crasht dan heb je een uitdaging.

Nog een ding: let op waar je je spul bewaart. Nederlandse wet zegt dat je data in Europa moet blijven. Dus niet zomaar alles naar Amerika uploaden. Bij ons bij Emis Finance hebben we wel eens meegemaakt dat iemand al zijn administratie kwijt was omdat zijn clouddienst ermee ophield. Had geen back-up. Verschrikkelijk. Overigens hoeft niet alles digitaal hoor. Papier werkt ook prima, zolang je maar weet waar je het hebt neergelegd.

Zit je vast met je administratie? We helpen je graag. Bij Emis Finance zorgen we dat je nooit meer wakker ligt van dit soort stress.