Printerbeheer een gedoe? Zo kan het ook

Wat voor bedrijf je ook hebt en hoe digitaal je ook werkt, een printer is onmisbaar. Elk bedrijf beschikt over een of meerdere printers die moeten worden aangeschaft, onderhouden en vervangen. Dat laatste hoeft overigens niet vaak te gebeuren. En helemaal niet als je je printer(s) goed onderhoud. Ja, dat kost tijd. En geld. Maar je kunt printerbeheer ook uitbesteden, door middel van MPS.

Managed Print Service

MPS (managed print service) is een service die je volledige printerbeheer uit handen neemt. Dat begint al bij het kiezen van de juiste printer en eindigt wanneer jij dat wilt. Van onderhoud en storingshulp tot aan automatische, periodieke toezending van toners of cartridges en zelfs printpapier. Dit zijn de belangrijkste voordelen op een rij:

•         Je hebt een goed inzicht in je printgedrag en -verbruik via speciale software. Zo kun je direct zien op welke gebieden je kunt besparen.
•         Je bepaalt zelf of je een printer wilt kopen of leasen. In beide gevallen is het altijd een splinternieuwe printer die ook voor je wordt onderhouden.
•         Geen onverwachte kosten, maar gewoon een vast bedrag per maand zodat je altijd weet waar je aan toe bent.

Bij managed print services sluit je een contract af. Om er zeker van te zijn dat dit voor jouw bedrijf rendabel is, is het verstandig om vooraf goed in kaart brengen wat het oplevert als je jouw printerbeheer uit handen geeft.

De juiste printer(s) voor jouw bedrijf

Wanneer je een klein bedrijf hebt, kun je je afvragen of een multifunctionelekantoor printer nodig is. Dat is natuurlijk sterk afhankelijk van het aantal printopdrachten per dag en welke functies je voornamelijk gebruikt. Als je alleen print op A4-formaat en maandelijks niet meer dan 1.000 printjes maakt, volstaat een inkjetprinter. Deze is een stuk voordeliger dan een zakelijke printer en gemakkelijk zelf te onderhouden. Wil je scannen, dubbelzijdig afdrukken en print je ook regelmatig op A3-formaat? Laat je dan goed informeren over welke printer bij je wensen past.

Printer leasen of toch kopen?

Voor een goede, multifunctionele kantoorprinter moet je behoorlijk in de buidel tasten. Wanneer je deze kosten liever spreidt, is printerlease een interessante optie. Je betaalt dan een vast bedrag per maand. En omdat je precies weet hoeveel de printer per maand kost, kun je dit eenvoudiger budgetteren. In het bedrag is zowel het onderhoud als het gebruik van de printer meegerekend. De kosten voor lease zijn dus doorgaans hoger dan wanneer je een printer koopt.

Oplossing op maat

Breng je printgedrag in kaart en raadpleeg een gespecialiseerde organisatie die samen met jou kijkt naar een printoplossing op maat. Kijk bijvoorbeeld eens op de website van 123zakelijk. Daar vind je nog meer tips en informatie je kunnen helpen bij je overweging.